摘要：將ERP(企業(yè)資源計劃)運用到合同信息化中，貫穿合同管理全生態(tài)鏈。文章通過信息系統(tǒng)管理的啟動過程、規(guī)劃過程、執(zhí)行過程、監(jiān)控過程、測試完善貫穿全文。從制定項目背景、目標、總體解決方案，到制定項目管理五個階段計劃，及項目風險識別與控制計劃，最后到結束工作。運用ERP的思路進行論述合同信息化全過程，大膽設想淮北礦業(yè)公司合同信息化實施過程。
關鍵詞：EPR;合同信息化;流程化
前言
把“信息化+管理”模式的合同管理中運用新時代創(chuàng)新理念，依據信息化平臺，提高合同管理的規(guī)范性和有效性;給傳統(tǒng)企業(yè)帶來新活力，也是現代化企業(yè)實現高端產業(yè)鏈創(chuàng)新、飛躍發(fā)展的必然趨勢。將ERP(企業(yè)資源計劃)運用到合同信息化中，貫穿合同管理全生態(tài)鏈?；幢钡V業(yè)集團與某軟件公司進行合作，合同管理項目結合公司的各項管理制度，配以信息化系統(tǒng)呈現，并經過軟件系統(tǒng)進行規(guī)范化、標準化以及流程化，在系統(tǒng)正確的實施策略基礎上，充分結合集團公司現有合同管理和對接已有的系統(tǒng)實施內容以及實施范圍，在不影響集團公司業(yè)務管理的大流程的前提下，堅持以下科學實施路線。
經濟論文投稿刊物：《商場現代化》雜志(1972年創(chuàng)刊原名：商業(yè)科技)。創(chuàng)刊于1972年，至今已有三十多年的歷史。是由中國商業(yè)聯合會主管、中商科學技術信息研究所主辦、《商場現代化》雜志社編輯出版的一本國家級、貿易經濟類中文核心期刊，主要刊發(fā)流通經濟領域研究成果、市場調研報告和理論學術探討，同時兼顧其他經濟領域研究課題，作者不僅包括各經濟領域專家學者、各大專院校師生、研究機構資深人士，還有政府、行業(yè)主管部門領導及企業(yè)家，因其權威性、系統(tǒng)性、前瞻性而廣受業(yè)界人士關注。
1啟動過程
1.1項目背景
淮北礦業(yè)始建于1958年，前身為淮北礦務局，1998年改制為淮北礦業(yè)(集團)有限責任公司，同年由原直屬煤炭部轉為安徽省直屬企業(yè)，現已發(fā)展成為以煤電、化工、現代服務為主的國有大型企業(yè)。公司設有機關職能部門15個，現有各級控股子公司200家、參股改制子公司3家、分公司30家。
1.2項目目標
通過吸收先進大型企業(yè)合同信息管理的先進經驗，結合淮北礦業(yè)自身的實際情況，建立起淮北礦業(yè)合同管理信息系統(tǒng)。
1.3總體解決方案
以ERP技術貫穿始終，做好關鍵業(yè)務，以合同管理為實施信息化主線，以線帶面，穩(wěn)步推進。業(yè)務信息化要量力而行，以“解決主要業(yè)務問題，不增加無謂工作量”為原則，不能讓信息化導致業(yè)務復雜化。要降低實施阻力，依據各部門的實際情況及管理需求確定實施方法。
2規(guī)劃過程
制定項目管理計劃、實施計劃，結合淮北礦業(yè)合同管理信息系統(tǒng)的目標及業(yè)務需求，項目實施方式以先規(guī)范流程、其次梳理靜態(tài)基礎數據、再收集確認動態(tài)基礎數據(未關閉的合同等)進行，從整體上劃分成五個階段：(1)項目啟動階段的時間為期1個月，包括了項目計劃，項目章程，組織結構，人員職責，項目工作環(huán)境等的設定，以項目啟動大會的召開為里程碑事件。(2)系統(tǒng)規(guī)劃階段的時間為2個月，包括了針對供合同管理調研問卷、原始需求調研、藍圖設計、實現方案等內容，以實現方案的評審通過為里程碑事件。(3)系統(tǒng)準備階段的時間為3個月，包括了針對合同管理的流程配置、二次開發(fā)、內部測試、集成測試、壓力測試、用戶培訓、用戶接受性測試等內容，以客戶簽署用戶接受性測試報告為里程碑事件。
(4)系統(tǒng)上線階段的時間為3個月，包括了針對合同管理的上線數據的準備、上線運行維護、系統(tǒng)應用保障性培訓，以系統(tǒng)上線運行報告的評審通過為里程碑事件。(5)測試完善階段的時間為3個月，包括了針對合同管理實施及二次開發(fā)文檔交接、驗收材料梳理、項目驗收等內容，以項目驗收報告評審通過為里程碑事件。
3執(zhí)行過程
3.1合同信息化系統(tǒng)硬件網絡環(huán)境
硬件網絡環(huán)境是系統(tǒng)實施的基礎，是系統(tǒng)順利實施的保證，硬件網絡環(huán)境符合應符合系統(tǒng)運行的主要需求：服務端：高性能的PC機或PC服務器(含大容量硬盤)服務器端操作系統(tǒng)：Win2003/AdvancedServer、C/S以上系統(tǒng)客戶端操作系統(tǒng)：WindowsXP/7以上操作系統(tǒng)。
3.2合同信息化管理方案
(1)合同信息均網上錄入。將招投標文件、合同文本及相關材料錄入合同信息化平臺。在信息一次性錄入后，不但能夠合同信息一目了然，進而也實現了信息共享的目的，也為管理工作人員能夠及時提取合同信息進行查看、分析。(2)合同網上會審。在進行會審工作時，會審人員根據限制的時間參見合同網上會審的工作。能夠根據網上合同條款提出修改意見，并且通過合同信息化管理的封閉能夠不受外部的影響，使得整個評議流程公開、透明，進而保證公司會審的公開性、合理性、程序性。
(3)合同信息跟蹤。由于合同信息化管理能夠讓管理人員及時提取合同信息，以方便進行更改。實現合同信息化管理不但能夠讓合同信息具有完整性，并且也能夠為管理人員帶去方便。(4)合同風險網上監(jiān)控。在實施的過程中往往會出現意外的現象，合同管理要求必須將實際風險限制在可控范圍內。為了防止風險的發(fā)生，企業(yè)應該預先制定風險管理方案，以及解決的辦法。能保證在出現意外時，能夠及時解決。
3.3合同信息化管理的措施
(1)健全合同信息化全流程管控。草擬具有經濟性和法律性等特性的合同文本，按照合同的內容以及條款進行錄入平臺，加強合同會審的流程，做到從承辦到歸檔的全流程管控，是合同信息化管理工作的重點。
(2)規(guī)范和優(yōu)化合同管理流程和管理系統(tǒng)功能。先了解國內合同管理信息化的現狀和水準，并且結合集團公司自身合同管理的現狀規(guī)范企業(yè)合同管理的流程。同時合同信息化系統(tǒng)應該滿足管理先進、可擴展、易維護、安全、穩(wěn)定、高效的要求。
(3)專業(yè)人員的缺乏是影響合同信息管理化不足的重要原因。集中對管理人員進行專業(yè)技術知識的講授以及對其進行技術方面的培訓。熟練運用合同信息化管理平臺，從而更好地進行合同信息的管控工作。通過ERP技術應用到日常的管理工作中能夠有效提升管理人員的工作效率并且能夠提高企業(yè)的管理水平。將文字報表的處理，統(tǒng)計報表的處理，招投標書的編寫、財務收支的管理等工作交給計算機進行信息化處理。
4監(jiān)控過程
風險識別與控制計劃。風險管理是在項目整個生命周期內，循環(huán)執(zhí)行風險識別、風險分析、風險減緩與消除和風險跟蹤，在風險發(fā)生之前識別風險，并采取風險防范措施，有計劃地消除或降低風險，將風險對項目的影響降到最低。風險識別包含在項目實施的每一階段中。風險識別包括確定可能對項目造成影響的風險，并且把每一風險的特性編制成文檔，同時對風險進行等級分類，并針對不同的風險等級制定不同的解決方案。項目風險控制將通過制定統(tǒng)一的“項目風險&問題記錄表”表格進行管理，同時風險識別與控制將通過如下流程管理：(1)風險提出：項目啟動之前預測風險;或在項目實施過程中由項目人員(或各項目小組)提出其所面臨的最迫切的議題，并提出對應之解決方案。(2)風險列管：列示風險項目，分析、判斷風險的真?zhèn)我约帮L險程度并將其列入“項目風險&問題記錄表”表格中。(3)風險追蹤：跟蹤風險的出現以及風險問題的解決。(4)風險檢查：檢查風險控制的效果。(5)實施整體變更控制。
5測試完善
正式上線是指系統(tǒng)在試運行一段時間后，運行正常且數據準確，符合上線條件。主要工作包括集中培訓、集中初始化、上線跟蹤。
5.1集中培訓
培訓是指在系統(tǒng)正式上線之前，對用戶進行的操作指導，也是知識轉移的一項手段。實施本項目的目標之一是為了宣貫新制定的相關標準，使用戶掌握并使用系統(tǒng)，從而達到企業(yè)管理的目的，以及培養(yǎng)企業(yè)自身的業(yè)務流程和信息系統(tǒng)專家。集中培訓能更好地實現此目標，同時，最終的考評也容易使學員形成你爭我趕的學習氛圍，更有效地收獲知識。主要包括準備培訓資料、搭建培訓環(huán)境、實施培訓、培訓效果考評等工作。
5.2集中初始化
集中初始化即在正式環(huán)境中錄入系統(tǒng)啟用日期的相關余額及卡片類數據。主要包括：計量單位、結算方式、合同類型、合同模板、合同條款、計劃類型、附件類型等工作，在規(guī)定時間內完成系統(tǒng)初始化并且數據準確。
5.3上線跟蹤
上線后及時跟蹤業(yè)務進展情況;整理系統(tǒng)問題匯總表;匯報上線及試運行工作情況等工作。
5.4項目驗收
項目驗收是指完成上線任務，并且系統(tǒng)符合驗收標準，雙方為結束本階段而進行的一系列活動。主要工作包括：整理項目驗收方案;提交項目驗收方案及申請;整理項目驗收資料;召開項目驗收會議;簽訂項目驗收報告、后續(xù)項目驗收以此方案為準。
6結束語
建立一套ERP全流程的合同信息共享管控平臺，對合同的集中管理，方便相關人員查詢，實現合同信息共享、管理;對合同待辦的各項事務及逾期未辦事務進行提醒、預警，確保事務得到有序處理;提供對合同執(zhí)行情況的動態(tài)反饋，加強合同跟蹤管理，有效規(guī)避法律風險，有效提高工作效率。
參考文獻：
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作者：張保軍，鄧華
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