摘要：本文主要是針對(duì)人力資源和社會(huì)保障局在職人員的檔案管理工作進(jìn)行了深入研究，通過(guò)闡述在職人員檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題，并提出一些相應(yīng)的改進(jìn)建議，比如制定完善的檔案管理部門(mén)制度體系、加強(qiáng)組織單位的人員和資源配置、制定檔案管理部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)以及加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)等。旨在促進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理工作的順利進(jìn)行，確保社會(huì)主義和諧社會(huì)的健康有序快速發(fā)展。
關(guān)鍵詞：人力資源;社會(huì)保障局;檔案管理;建議
在新形勢(shì)下，人力資源和社會(huì)保障局迎來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在以往勞動(dòng)和社會(huì)保障局的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障局的構(gòu)建，明顯增強(qiáng)了檔案管理工作的內(nèi)容?，F(xiàn)階段，在人力資源和社會(huì)保障中，人力資源檔案發(fā)揮著無(wú)可比擬的作用，尤其對(duì)在職人員檔案管理有著極其深遠(yuǎn)的影響，與他們未來(lái)發(fā)展的前途有著十分緊密的聯(lián)系。因此，必須提高對(duì)檔案管理工作的高度重視，提高管理人員工作熱情，滿足新時(shí)代的發(fā)展需求，努力推進(jìn)檔案管理工作水平的穩(wěn)步提升。
1人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的重要性分析
《中華人民共和國(guó)檔案法》的實(shí)施，使檔案管理工作得到了強(qiáng)有力的制度性保障，極大地促進(jìn)了檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。各類(lèi)檔案收集管理工作不斷縱深推進(jìn)，促使了龐大的管理系統(tǒng)得以形成。其中在職人員檔案管理，基于宏觀視角，是國(guó)家在保障在職人員合法權(quán)益實(shí)施過(guò)程中對(duì)一些信息進(jìn)行系統(tǒng)的整理，為后期工作保障活動(dòng)提供重要依據(jù)。而基于微觀視角，主要是對(duì)在職人員個(gè)人相關(guān)信息進(jìn)行收集、整理、保管等相關(guān)工作，對(duì)于記錄在職人員成長(zhǎng)發(fā)展具有十分重要的意義。
在新形勢(shì)下，面對(duì)新情況、新任務(wù)，在職人員檔案管理工作顯得尤為重要，必須要加以重視[1]，為了檔案管理工作開(kāi)展更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，對(duì)在職人員檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行較為深入分析，究其原因并采取行之有效的對(duì)策來(lái)進(jìn)行應(yīng)對(duì)和解決。
2人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作中存在的問(wèn)題
2.1檔案管理部門(mén)結(jié)構(gòu)和制度有待完善
面對(duì)新形勢(shì)，能否適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，健全和完善部門(mén)結(jié)構(gòu)和制度是十分有必要的，由于相關(guān)管理部門(mén)缺少比較合理化的崗位設(shè)置及制度的不完善，給在職人員檔案管理工作在一定程度上增加了難度，致管理工作人員配置不足，檔案管理工作在處理過(guò)程中，出現(xiàn)了嚴(yán)重的滯后現(xiàn)象[2]。另外，制度上的不完善，在日常工作中，由于檔案管理工作每天工作量都很大，工作比較枯燥，看不到成績(jī)、看不到希望，易造成一些工作人員失去耐心和積極性，加上職責(zé)不明確，干好干壞一個(gè)，這樣對(duì)檔案管理工作開(kāi)展十分不利。
2.2檔案管理庫(kù)房比較分散化
一般來(lái)說(shuō)，人力資源和社會(huì)保障局有著較多的檔案資料，在現(xiàn)實(shí)條件的影響下，很難在同一區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)一化管理，一定程度上極易導(dǎo)致庫(kù)房的布局比較分散化。由于庫(kù)房分散設(shè)置，導(dǎo)致檔案統(tǒng)一管理難度性的增加，也大大提高了管理成本，各檔案庫(kù)房都需要對(duì)相應(yīng)的檔案設(shè)施和電腦等進(jìn)行設(shè)置，加劇了重復(fù)管理和重復(fù)建設(shè)等問(wèn)題的發(fā)生概率，也導(dǎo)致檔案管理成本與日俱增。
2.3缺少統(tǒng)一化的檔案管理部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)
在人力資源和社會(huì)保障局檔案管理中，因缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的在職人員檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，使各地區(qū)和部門(mén)之間的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)格式出現(xiàn)了差異性，很難實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)和地區(qū)的聯(lián)網(wǎng)檢索?；诖耍瑢?duì)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作的開(kāi)展產(chǎn)生了極不利的影響，也不利于落實(shí)檔案統(tǒng)一化管理。此外，缺少完善的檔案管理系統(tǒng)信息化，使用者在調(diào)檔過(guò)程中，很難跨部門(mén)和地區(qū)，對(duì)電子化檔案信息進(jìn)行調(diào)用，仍然需要相關(guān)管理人員在內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)中查找[3]，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行檢索。在這種信息化缺失的影響下，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了不利影響。
2.4缺少先進(jìn)的保障在職人員檔案管理方式
在在職人員檔案管理工作中，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式存在著依賴(lài)性，并且在整理過(guò)程中，主要以“卷”“件”為主，現(xiàn)階段，由于檔案數(shù)量越來(lái)越多，增加了工作量，稍有不慎，導(dǎo)致失誤的出現(xiàn)。此外，在檔案管理工作中，屬于多人經(jīng)手的模式，管理成效很難得到保證，影響到后續(xù)管理和使用，導(dǎo)致后續(xù)管理工作很難進(jìn)行下去。
2.5工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)難以保證
人力資源和社會(huì)保障局在職人員檔案管理工作，對(duì)專(zhuān)業(yè)和技術(shù)方面要求比較高，同時(shí)對(duì)管理人員的勝任力也提出了較高的要求，在職人員檔案管理工作涉及到較多的方面，任務(wù)量比較龐大、繁雜。根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分析，專(zhuān)業(yè)管理人員顯得不足，甚至存在著兼職現(xiàn)象，在專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力方面，與實(shí)際工作需求出現(xiàn)了較大的差距，進(jìn)而不利于檔案管理工作的開(kāi)展。
3人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的建議
3.1制定完善的檔案管理部門(mén)制度體系
在人力資源和社會(huì)保障部門(mén)在職人員檔案管理工作中，制度體系建設(shè)的作用不容忽視，借助制度約束，可以引導(dǎo)相關(guān)人員將各項(xiàng)工作落實(shí)到位，更好地推進(jìn)檔案管理工作，將人力資源和社會(huì)保障部門(mén)檔案管理水平提升上來(lái)。
因此，必須要提高對(duì)完善檔案管理部門(mén)制度體系建設(shè)的高度重視，積極制定和完善好相關(guān)管理制度[4]，通過(guò)制度把管理人員的工作積極性和主動(dòng)性激發(fā)出來(lái)，若有些管理人員出現(xiàn)消極情緒，應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行批評(píng)教育;反之，對(duì)工作熱情高漲，成績(jī)突出者要進(jìn)行相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)等，賦予檔案管理工作人員高度的責(zé)任感和歸屬感，使其專(zhuān)心投入到實(shí)際工作中去。
3.2加強(qiáng)組織單位的人員和資源配備
對(duì)于在職人員檔案管理工作來(lái)說(shuō)，具有高度的復(fù)雜性和繁瑣性。因此，對(duì)專(zhuān)業(yè)管理人才提出了較高的要求，檔案管理部門(mén)必須要做好管理人員的配置工作，確保管理者構(gòu)成與日常檔案管理工作相符合[5]。同時(shí)，還要做到分工合理、權(quán)責(zé)清晰，落實(shí)好個(gè)人的權(quán)責(zé)，并防止出現(xiàn)人手缺失現(xiàn)象。此外，要結(jié)合實(shí)際工作需求，加大檔案室的建設(shè)工作力度，且還要優(yōu)化設(shè)備和管理用具的配置工作，進(jìn)一步完善檔案室的各種設(shè)備資源，保證檔案管理工作水平的穩(wěn)步提升。
3.3制定檔案管理部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)
在建立全網(wǎng)檔案統(tǒng)一化管理過(guò)程中，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的人力資源和社會(huì)保障局的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)揮著不可忽視的作用。首先，必須要將檔案的資源性體現(xiàn)出來(lái)，檔案作為重要的資源之一，具有著特殊性，可以提出價(jià)值性的意見(jiàn)和建議。因此，人力資源和社會(huì)保障局要高度重視。
其次，要統(tǒng)一化設(shè)定，尤其針對(duì)電子檔案文本和傳遞方式，不斷提高各地區(qū)和部門(mén)的電子檔案?jìng)鬟f效率，對(duì)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的工作量進(jìn)行控制，并有助于檔案資源利用效率的提升。最后，要加強(qiáng)檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)的制定[6]，加大推廣力度，統(tǒng)一化管理分級(jí)檔案室和各部門(mén)檔案管理，確保在職人員檔案管理作用能夠充分展現(xiàn)出來(lái)。
3.4加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)
對(duì)于以往傳統(tǒng)在職人員檔案管理來(lái)說(shuō)，人工方式占據(jù)著主導(dǎo)地位，工作效率并不高，而在實(shí)際工作中，管理疏忽和失誤等現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。因此，檔案管理工作中必須要加強(qiáng)電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，不斷提高檔案管理的數(shù)字化建設(shè)水平。通常來(lái)說(shuō)，檔案管理工作單位比較多，各個(gè)檔案室都對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施提出了一定的要求，資源需求量可想而知，必須要將檔案用具的使用效率提升上來(lái)，確保資源共享性目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，并避免出現(xiàn)浪費(fèi)資源的現(xiàn)象。在日常檔案管理工作中，要加強(qiáng)電子檔案管理方式的應(yīng)用，彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的不足之處。
而且通過(guò)使用電子檔案管理，還可以將檔案管理工作的現(xiàn)代化水平提升上來(lái)，降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度并提高工作效率。此外，檔案管理的信息化，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息共享也有幫助，各養(yǎng)老保險(xiǎn)單位和醫(yī)療單位等，借助信息共享[7]，可以對(duì)相關(guān)資源進(jìn)行合理調(diào)用，進(jìn)而深入開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)工作。需要注意的是，在加強(qiáng)檔案管理信息化工作中，各地人力資源和社會(huì)保障局要注重在職人員檔案保護(hù)工作的開(kāi)展，防止出現(xiàn)非法使用現(xiàn)象，以免影響到相關(guān)人員的切身利益。
3.5加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)
對(duì)于以往傳統(tǒng)的在職人員檔案管理方法來(lái)說(shuō)，很難與當(dāng)前檔案管理需求相適應(yīng)。目前，在諸多檔案管理部門(mén)中，檔案管理人員年齡比較大，其思想觀念比較落后，而且尚未充分了解新的管理技術(shù)，這些問(wèn)題，在潛移默化中對(duì)檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生了不利的影響。
因此，相關(guān)部門(mén)必須要為管理人員開(kāi)展一系列的培訓(xùn)活動(dòng)，確保學(xué)習(xí)和掌握管理新技術(shù)，并進(jìn)一步強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)意識(shí)，提高專(zhuān)業(yè)化水平，使檔案管理人員熟練地應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，將檔案管理中的工作事宜處理到位。此外，檔案管理人員還要將所學(xué)知識(shí)應(yīng)用到實(shí)踐工作中去，不斷積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而提升檔案管理工作效率。
4結(jié)束語(yǔ)
總之，加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障局在職人員檔案管理工作勢(shì)在必行，在具體實(shí)踐過(guò)程中，必須要充分了解新時(shí)代特點(diǎn)和需求，同時(shí)加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高在職人員檔案管理工作的時(shí)效性和有效性，并提高人力資源和社會(huì)保障局的檔案服務(wù)水平，確保檔案信息使用效率的穩(wěn)步提升。
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