作為企業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，加強(qiáng)檔案利用服務(wù)工作建設(shè)，對(duì)于提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力意義重大，尤其是科技的發(fā)展給企業(yè)的檔案工作帶來(lái)了沖擊，為適應(yīng)企業(yè)信息化、檔案管理現(xiàn)代 ，本文展開(kāi)了研究，在充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢(shì)基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀，對(duì)檔案利用服務(wù)工作加以創(chuàng)新，從而提高檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量和水平。
關(guān)鍵詞：檔案利用服務(wù),創(chuàng)新內(nèi)容,對(duì)策
1檔案利用服務(wù)工作概述
檔案利用服務(wù)工作，簡(jiǎn)而言之，就是檔案工作人員以檔案用戶(hù)的檔案信息需要為導(dǎo)向，借助館藏資源，通過(guò)特定的方式和途徑，滿(mǎn)足不同類(lèi)型檔案用戶(hù)檔案需求的過(guò)程。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促使了人們檔案意識(shí)的增強(qiáng)，檔案原始記錄性的特點(diǎn)使檔案成為人們工作生活的關(guān)鍵性依據(jù)，檔案利用服務(wù)工作的廣度和深度不斷發(fā)展。
目前，電建設(shè)計(jì)單位的檔案管理已經(jīng)從過(guò)去的手工接收、登記等，向利用檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理。通過(guò)數(shù)字檔案館的建設(shè)，利用檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的電子化、信息化和自動(dòng)化，大大提高了檔案管理的檔次 。
當(dāng)前檔案用戶(hù)對(duì)檔案利用工作的要求主要體現(xiàn)在對(duì)查找信息質(zhì)量和效率的要求，即用戶(hù)希望獲取的信息是全面的、準(zhǔn)確的，同時(shí)也希望檔案部門(mén)能在最短的時(shí)間內(nèi)提供用戶(hù)所需的信息 。但是從目前企業(yè)檔案利用服務(wù)的現(xiàn)狀來(lái)看還存在一，利用手續(xù)較為繁復(fù)。由于檔案保密性強(qiáng)，加上電建設(shè)計(jì)企業(yè)檔案科技價(jià)值大，部分檔案密級(jí)程度高，基于保護(hù)商業(yè)秘密，故利用手續(xù)也較為繁復(fù)，二，服務(wù)功能有待進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展，三，檔案工作人員知識(shí)要不斷更新，適應(yīng)數(shù)字化檔案館建設(shè)的需要。
2檔案利用服務(wù)創(chuàng)新內(nèi)窖
檔案利用服務(wù)創(chuàng)新就 是不斷根據(jù)市場(chǎng)與 社會(huì)環(huán)境的變化，以創(chuàng)新精神適應(yīng)信息化發(fā)展，滿(mǎn)足用戶(hù)檔案利用需求。主要包括以下內(nèi)容：一是檔案利用服務(wù)職能得到創(chuàng)新，即由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管型向現(xiàn)代的檔案信息利用型轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)規(guī)范服務(wù);二是服務(wù)方式創(chuàng)新，由實(shí)體型向信息型轉(zhuǎn)變，由提供檔案實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息服務(wù)，加強(qiáng)深層次開(kāi)發(fā)，促進(jìn)高層次利用：三是服務(wù)手段創(chuàng)新，由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變，把人工分類(lèi)、整理、編研等工作，用計(jì)算機(jī)工具實(shí)現(xiàn)分類(lèi)、整理、檢索、存儲(chǔ)、利用一條龍服務(wù);四是服務(wù)質(zhì)量創(chuàng)新，既要主動(dòng)熱情，又要準(zhǔn)確、快速解決問(wèn)題，做到有效服務(wù);五是服務(wù)條件創(chuàng)新，樹(shù)立超前意識(shí)，前瞻工作動(dòng)態(tài)，科學(xué)預(yù)測(cè)未來(lái)，應(yīng)用現(xiàn)代科技方法和手段，提高服務(wù)條件水平。
3創(chuàng)新檔案利用服務(wù)工作的對(duì)策
3.1建立健全檔案管理制度
我們企業(yè)檔案多、范圍廣，為使檔案工作有條不紊的進(jìn)行，在檔案工作之初就建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，特別是在電子檔案方面，嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與整理規(guī)范》、《數(shù)字檔案館電子文件管理規(guī)定》等規(guī)定，進(jìn)行電子檔案的收集、整理工作，同時(shí)要求建議各單位專(zhuān)業(yè)工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，然后由檔案管理員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化及數(shù)字化處理;其次，在檔案利用方面除了完善已有的《數(shù)字檔案館科技檔案借閱管
理制度》外，還建立健全檔案利用信息反饋制度，關(guān)注檔案用戶(hù)利用檔案的實(shí)際情況，切實(shí)了解用戶(hù)的檔案需求。
3.2豐富館藏資源
豐富的館藏資源、合理的館藏結(jié)構(gòu)是做好檔案利用工作的前提。電建勘測(cè)企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中的真實(shí)記錄，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程與成果的真實(shí)記錄，在重復(fù)利用、預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)、輔助決策和學(xué)習(xí)總結(jié)過(guò)往經(jīng)驗(yàn)等方面具有至關(guān)重要的作用 。擁有一定質(zhì)量和數(shù)量的檔案資源是做好檔案利用工作的前提。檔案工作人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的收集檔案，同時(shí)做好分類(lèi)歸檔、數(shù)字化處理、價(jià)值鑒定等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，規(guī)范、科學(xué)的管理檔案。
3.3轉(zhuǎn)變服務(wù)觀點(diǎn)，提高服務(wù)質(zhì)量
檔案工作者應(yīng)本著 “利用者第一、服務(wù)至上”的觀點(diǎn)，檔案對(duì)企業(yè)的價(jià)值在于各個(gè)方面，對(duì)外在于滿(mǎn)足企業(yè)市場(chǎng)拓展、應(yīng)對(duì)各種評(píng)估以及文化與宣傳需要，對(duì)內(nèi)則在于高層決策與內(nèi)部控制、基層管理與執(zhí)行、員工心理與歸屬等，檔案工作人員應(yīng)該詳細(xì)分析本單位上下人員對(duì)檔案需求的內(nèi)容，有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)檔案，主動(dòng)服務(wù)。具體來(lái)說(shuō)，一是要主動(dòng)掌握本企業(yè)年度重點(diǎn)工作、重點(diǎn)情況，采用征求意見(jiàn)、統(tǒng)計(jì)整理檔案利用情況等多種方式調(diào)研利用者的需求，
有針對(duì)性地開(kāi)展檔案利用工作，使檔案的利用效果最大化，二是在利用過(guò)程中，重視完善基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理 ：三是拓展檔案信息利用方式，傳統(tǒng)利用在于利用者到檔案室查閱所需原件，新時(shí)期應(yīng)該拓展利用方式，既要提供傳統(tǒng)的借閱、出借、復(fù)制等服務(wù)方式，同時(shí)還要將借閱服務(wù)與電話(huà)、郵件、網(wǎng)絡(luò)等方式結(jié)合起來(lái)，充分利用信息技術(shù)，建立信息交流平臺(tái)，通過(guò)設(shè)定訪(fǎng)問(wèn)與溝通權(quán)限，嚴(yán)格保守商業(yè)秘密的前提下實(shí)現(xiàn)全天候無(wú)障礙高效服務(wù)。
3.4加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用
檔案編研工作是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的重要形式和途徑，具有很強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用性。電建勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)產(chǎn)生的檔案中蘊(yùn)含著豐富的經(jīng)濟(jì)、科技價(jià)值，通過(guò)對(duì)其二次開(kāi)發(fā)，滿(mǎn)足檔案利用人員的工作需求。檔案匯編的內(nèi)容包括，專(zhuān)題匯編 (包括規(guī)章制度匯編、專(zhuān)題文件匯編、榮譽(yù)證書(shū)匯編等)、專(zhuān)題材料 (如大事記、年鑒、組織 沿革、科研成果 簡(jiǎn)介、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介、市場(chǎng)變化等)以及一些深層次加工材料，例如歷年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)分析、重大事故原因的研究分析及企業(yè)史志等。
此外，利用聲像檔案還可以進(jìn)行視頻制作，這將企業(yè)發(fā)展形象生動(dòng)展現(xiàn)在員工面前，在對(duì)外宣傳和增強(qiáng)企業(yè)員工歸屬感和榮譽(yù)感方面有重要作用。與此同時(shí)，還可以加強(qiáng)對(duì)電建勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)知識(shí)化檔案信息產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)。
3.5進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作人員知識(shí)的不斷更新
在電建設(shè)計(jì)行業(yè)，檔案部門(mén)工作人員除了積極參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還應(yīng)積極關(guān)注檔案領(lǐng)域最新動(dòng)態(tài)，加快知識(shí)更新的步伐，不斷解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、開(kāi)拓創(chuàng)新，在檔案管理與服務(wù)中大膽采用一些新標(biāo)準(zhǔn)、新技術(shù)和新方法。以創(chuàng)新的精神、創(chuàng)新的思路和創(chuàng)新的措施，研究和處理信息化帶來(lái)的電子文件新情況新問(wèn)題，建立適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和對(duì)外開(kāi)放需要的檔案管理形式和方便檔案開(kāi)發(fā)利用的方式方法，不斷完善和努力開(kāi)辟多途徑、多渠道的檔案利用服務(wù)工作，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。
總之，信息化時(shí)代，檔案工作的服務(wù)方式與服務(wù)內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了十分巨大的變化。加強(qiáng)新時(shí)期電建設(shè)計(jì)企業(yè)檔案工作，加強(qiáng)企業(yè)檔案工作人員的知識(shí)更新，培養(yǎng)一支檔案信息化 隊(duì)伍。
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《云南檔案》(月刊)創(chuàng)刊于1993年，由云南省檔案館主辦的學(xué)術(shù)性期刊。 本刊是云南省唯一的檔案專(zhuān)業(yè)綜合性雜志，國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)行。榮獲2009年獲云南省新聞出版局領(lǐng)導(dǎo)的“改革創(chuàng)新期刊獎(jiǎng)”及“優(yōu)秀裝楨獎(jiǎng)”，優(yōu)秀主編、優(yōu)秀編輯獎(jiǎng)。
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