作為各項(xiàng)海洋石油工作的憑證和海洋石油活動(dòng)的記錄的檔案具有非常重要的價(jià)值，是我國(guó)國(guó)家檔案的重要組成部分。基于此背景，本文分別重點(diǎn)介紹了海洋石油檔案分類(lèi)和海洋石油檔案著錄，以期為我國(guó)海洋石油檔案整編工作有所啟示。
【關(guān)鍵詞】海洋石油檔案,整編工作,檔案分類(lèi)
一、海洋石油檔案分類(lèi)
(一)海洋石油檔案存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)目錄的確定。
對(duì)海洋石油檔案進(jìn)行管理分類(lèi)的過(guò)程中，第一步需要對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，確定檔案的主體結(jié)構(gòu)目錄，并以此為數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，通過(guò)整理，檔案的主體結(jié)構(gòu)主要包括收發(fā)動(dòng)態(tài)、全宗檔案、圖書(shū)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專(zhuān)門(mén)檔案、文書(shū)、工程項(xiàng)目檔案以及地質(zhì)檔案。其中，首發(fā)檔案指的是檔案室發(fā)送和接收的檔案記錄清單。全宗檔案是指檔案工作整年的工作記錄。
圖書(shū)資料分為期刊以及圖書(shū)。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)分為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。專(zhuān)門(mén)檔案首先是按照單位屬性進(jìn)行分類(lèi)，然后再按設(shè)備儀器、合同以及財(cái)務(wù)分類(lèi)。文書(shū)同樣先以單位屬性分類(lèi)，然后再以《文書(shū)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)》分為生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、行政管理類(lèi)以及黨群工作類(lèi)。工程項(xiàng)目檔案主要分為三大類(lèi)，分別是基地建設(shè)、陸上終端以及海洋工程。地質(zhì)檔案以《油氣地質(zhì)資料計(jì)算機(jī)著錄標(biāo)準(zhǔn)》為依據(jù)，分為實(shí)物地質(zhì)資料類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、單井類(lèi)、油氣田開(kāi)發(fā)類(lèi)、地球化學(xué)和物理勘探類(lèi)、地質(zhì)勘探類(lèi)、測(cè)繪類(lèi)以及綜合與其他類(lèi)。
(二)檔案類(lèi)型設(shè)置。
首先在內(nèi)容上，正文指的是報(bào)告或者多冊(cè)報(bào)告，案卷級(jí)名稱為份，文件及名稱為本。附件是指與報(bào)告一起編制的文件，案卷級(jí)名稱為份，文件及名稱為本。虛擬檔案指的是與報(bào)告一起編制的無(wú)載體的檔案，案卷級(jí)名稱為個(gè)，文件級(jí)名稱為頁(yè)(張)。照片指的是與報(bào)告一起編制的圖片，案卷級(jí)名稱為套，文件級(jí)名稱為張。磁帶指的是與報(bào)告一塊編制的磁介質(zhì)文件，案卷級(jí)名稱為套，文件級(jí)名稱為盒。
光盤(pán)指的是和報(bào)告一塊編制的電子文件，案卷級(jí)名稱為套，文件級(jí)名稱為片。底圖指的是與報(bào)告一塊編制的透明圖，案卷級(jí)名稱為份，文件級(jí)名稱為張。附表指的是與報(bào)告一塊編制的表，案卷級(jí)名稱為份，文件級(jí)名稱為本。附圖指的是與報(bào)告一塊編制的圖件，案卷級(jí)名稱為件，文件級(jí)名稱為張?？偧?shù)案卷級(jí)名稱新進(jìn)(用于檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)設(shè)置的類(lèi)型)，文件級(jí)名稱為件。
其次是檔案數(shù)據(jù)整理的主體，在解決檔案多套數(shù)據(jù)多次重復(fù)輸入問(wèn)題的同時(shí)，也要把檔案數(shù)據(jù)順利移植到檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)，所以要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化調(diào)整，調(diào)整的主體是普通庫(kù)數(shù)據(jù)和單井庫(kù)數(shù)據(jù)。
二、海洋石油檔案著錄
(一)著錄項(xiàng)設(shè)置。首先根據(jù)著錄分類(lèi)，以《檔案著錄規(guī)則》為依據(jù)，檔案的著錄項(xiàng)目分為七項(xiàng)：第一是排檢和編號(hào)，第二是提要項(xiàng)和附注，第三是載體形態(tài)項(xiàng)，第四是時(shí)間項(xiàng)，第五是保管期限和密級(jí)項(xiàng)，第六是文種和稿本項(xiàng)，第七是題目和責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)。著錄項(xiàng)主要是依靠《油氣成果地質(zhì)資料計(jì)算機(jī)著錄細(xì)則》進(jìn)行設(shè)置。而著錄項(xiàng)的確定方式，要以每類(lèi)檔案的著錄要求和著錄特點(diǎn)為依據(jù)，首先確定每一個(gè)類(lèi)別的三級(jí)目錄的單元表，然后確定著錄單元、字段屬性、是否必著以及字段長(zhǎng)度，記錄每類(lèi)著錄單元的網(wǎng)頁(yè)順序。
(二)地質(zhì)檔案的著錄單元。地質(zhì)檔案的著錄單元主要包括三十一項(xiàng)，分別為電子檔號(hào)、檔案號(hào)、報(bào)告編號(hào)、科研項(xiàng)目編號(hào)、檔案名稱、檔案類(lèi)型、區(qū)塊、側(cè)線號(hào)、井名、井別、井深、比例尺、井型、水平比例尺、垂直比例尺、編制日期、編制單位、編著者、歸檔人、歸檔日期、歸檔單位、密級(jí)、語(yǔ)種、數(shù)量、存址、保管期限、套數(shù)、著錄日期、載體類(lèi)型、著錄人以及附注。
1.地質(zhì)檔案著錄單元的著錄規(guī)范和定義。檔案號(hào)指的是以字符形式賦予檔案資料實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。檔案號(hào)由四部分組成，分別是件號(hào)、案卷號(hào)、分類(lèi)號(hào)、全宗號(hào)。井代碼由四位數(shù)字組成，按流水號(hào)編制，如有更新，整編崗人員將會(huì)在《井代碼表》處做更新，以備查。檔案室根據(jù)自身實(shí)際情況，綜合類(lèi)著錄為：“分類(lèi)號(hào)-件次號(hào)”;單井類(lèi)著錄為“井代碼-分類(lèi)號(hào)-件次號(hào)”，如：綜合類(lèi)檔案號(hào)：WT0594-B;單井類(lèi)檔案號(hào)：0001-JD006-B;必著項(xiàng);字段屬性：字符型;字段長(zhǎng)度：100。電子檔號(hào)指的是檔案管理部門(mén)整編電子文件時(shí)賦予的一組符號(hào)代碼。
電子檔案可與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)地質(zhì)檔案的檔號(hào)相同。其結(jié)構(gòu)為綜合類(lèi)：“分類(lèi)號(hào)-件次號(hào)”;單井類(lèi)“井序號(hào)-分類(lèi)號(hào)-件次號(hào)”。必著項(xiàng);字段屬性：字符型;字段長(zhǎng)度：50。科研項(xiàng)目編號(hào)指的是科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)檔案的項(xiàng)目編號(hào)。必著項(xiàng);字段屬性：字符型;字段長(zhǎng)度：100。報(bào)告編號(hào)指的是指化驗(yàn)成果報(bào)告正文上的編號(hào)。必著項(xiàng);字段屬性：字符型;字段長(zhǎng)度：20。檔案類(lèi)型指的是檔案資料的存在形態(tài)。著錄時(shí)，分為正文、附件、附圖、附表、底圖、光盤(pán)、磁帶、照片、虛擬、總件數(shù)。必著項(xiàng);字段屬性：字符型;字段長(zhǎng)度：26。檔案名稱指的是單份檔案封頁(yè)的題目名稱或圖件的圖頭。必著項(xiàng);字段屬性：字符型;字段長(zhǎng)度：600。
2.在設(shè)置著錄項(xiàng)的同時(shí)，要注意油氣地質(zhì)資料輸入中計(jì)算機(jī)用識(shí)別符都要使用半角符號(hào)。
三、結(jié)束語(yǔ)
海洋石油檔案是記錄各種海洋石油工作的主要憑證，是一種專(zhuān)業(yè)的檔案資料，其內(nèi)容包括了統(tǒng)計(jì)、設(shè)備、工程項(xiàng)目、執(zhí)法、觀監(jiān)測(cè)、科技、文書(shū)等不同的類(lèi)型檔案，對(duì)科研工作的研究和分析具有重要的價(jià)值和意義。只有先將海洋石油檔案的整理工作做好，才能進(jìn)一步開(kāi)展海洋石油工作的探索和研究。
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推薦期刊閱讀：《云南檔案》(月刊)創(chuàng)刊于1993年，由云南省檔案館主辦的學(xué)術(shù)性期刊。 本刊是云南省唯一的檔案專(zhuān)業(yè)綜合性雜志，國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)行。榮獲2009年獲云南省新聞出版局領(lǐng)導(dǎo)的“改革創(chuàng)新期刊獎(jiǎng)”及“優(yōu)秀裝楨獎(jiǎng)”，優(yōu)秀主編、優(yōu)秀編輯獎(jiǎng)。
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