摘要：加拿大的檔案管理水平處在世界前列，本文分析了加拿大檔案管理中公益項(xiàng)目的緣起及對于社會的意義，檔案管理水平的提高與公眾參與密切相關(guān)，在當(dāng)前的信息化社會，學(xué)術(shù)檔案的公益服務(wù)也應(yīng)該面向公眾，從而提高檔案服務(wù)全社會的水平。
關(guān)鍵詞：檔案管理;公益項(xiàng)目;服務(wù)
一、檔案管理中公益項(xiàng)目服務(wù)的緣起
1881年，第一位多米尼加檔案管理員道格拉斯·布賴姆納開始闡述加拿大檔案館的“崇高夢想”(伯利克，2006)。布賴姆納強(qiáng)調(diào)記錄加拿大社會各個方面的重要性，他設(shè)想加拿大的公共檔案館是一個國家歷史的倉庫，包含來自私人和公共領(lǐng)域的文件(以及外國檔案館中的文件副本)。在阿瑟·道格蒂爵士和他的繼任者的管理下，檔案館的主要任務(wù)是獲取和整理具有國家歷史意義的檔案記錄。
在早期，現(xiàn)在被稱為外聯(lián)活動或公共規(guī)劃的活動僅限于在歷史學(xué)家進(jìn)行研究時編制研究指南和協(xié)助他們的研究。這一觀點(diǎn)在20世紀(jì)的大部分時間里主導(dǎo)著檔案管理。自道格蒂時代以來，檔案工作者和委托他們保管的記錄之間的密切關(guān)系已經(jīng)發(fā)展起來。這一關(guān)系體現(xiàn)在檔案管理理論上，其中大部分試圖建立客觀的、甚至是科學(xué)的、處理文件的原則和方法。直到20世紀(jì)80年代，檔案工作者才開始認(rèn)真地重新考慮公共服務(wù)，并審查他們的義務(wù)，使持有的資產(chǎn)和相關(guān)的服務(wù)向公眾開放。
近年來，檔案公益項(xiàng)目在檔案館和檔案館工作人員對公共服務(wù)的承諾中所扮演的角色一直是激烈爭論的對象。然而，檔案界仍然有些不愿意接受公益項(xiàng)目在檔案機(jī)構(gòu)日常運(yùn)作和檔案理論體系中的地位。雖然現(xiàn)在有一定數(shù)量的此類活動被認(rèn)為是必要的，但總體而言，公益項(xiàng)目仍然主要被視為一種奢侈品。傳統(tǒng)上，檔案的目的被定義為識別、獲取、描述、保存和提供獲取具有永久價(jià)值的記錄的途徑。
社會賦予檔案工作者這一使命的實(shí)現(xiàn)，面臨著檔案保管實(shí)踐逐步演變，檔案媒介、檔案創(chuàng)作者的性質(zhì)和數(shù)量以及社會不斷變化的信息需求所帶來的不斷挑戰(zhàn)。因此，檔案發(fā)展的歷史是一個不斷重新評價(jià)、適應(yīng)和調(diào)整的歷史。這種演變的最新和最明顯的例子是電子記錄對檔案工作者及其贊助者如何管理信息的影響。這種媒介的物理脆弱性迫使檔案和信息管理專業(yè)在識別和保存記錄方面發(fā)揮更積極的作用。
電子記錄要求制定信息管理政策，雖然這大大增加了檔案工作者的職責(zé)范圍，但卻提高了他們工作的效率。在這一領(lǐng)域，檔案工作者現(xiàn)在直接與信息創(chuàng)建者合作，以確保歷史重要信息的保存。在當(dāng)代背景下，越來越清楚的是，檔案工作者作為信息的保管者和傳播者，必須與構(gòu)成其所在區(qū)域的群體(無論他們是創(chuàng)作者還是用戶)進(jìn)行互動。
檔案記錄不僅使歷史得以書寫，而且在政府和其他組織的決策過程中，在正式和大眾化的教育計(jì)劃中，以及在使我們的文化遺產(chǎn)煥然一新方面，都已成為一種寶貴的工具。雖然與公眾的互動是檔案館的一個長期傳統(tǒng)，但它從未像現(xiàn)在這樣多樣化。道格蒂時代的公共服務(wù)職能有限，通過出版參考資料和一般指南，以及提供查閱記錄的途徑，促進(jìn)歷史方面的研究。
二、檔案管理工作與公眾參與相互依賴
從20世紀(jì)60年代起，人們對檔案館和一般文化活動的興趣顯著增加。隨著受教育程度的提高，文化民主化得以發(fā)展。這一現(xiàn)象受到了聯(lián)邦政府政策的鼓勵，該政策在1967年的百年慶典之前和之后，力求使所有加拿大人，無論他們住在哪里，都能接觸到國家遺產(chǎn)。由于對文化和文化機(jī)構(gòu)事務(wù)的興趣增強(qiáng)，公眾不僅意識到信息和文化服務(wù)的可獲得性越來越高，而且開始堅(jiān)持有效提供這些服務(wù)的權(quán)利。
有趣的是，隨著越來越多的歷史學(xué)家從20世紀(jì)70年代初開始探索社會歷史中的話題，并利用以前被忽視的資料記錄日常加拿大人的經(jīng)歷，學(xué)術(shù)研究的重點(diǎn)也隨之轉(zhuǎn)移。20世紀(jì)80年代也出現(xiàn)了一種類似的文化商業(yè)化趨勢，這種趨勢在一定程度上是由政府積極鼓勵的利益驅(qū)動的，即更多的民眾參與政府贊助的活動并對其承擔(dān)責(zé)任。
在這種背景下，鑒于政府資金的減少和競爭加劇，包括文化機(jī)構(gòu)在內(nèi)的檔案館必須向公眾求助，以證明其贊助商的財(cái)政支持是正當(dāng)?shù)摹?0年代的文化經(jīng)理已經(jīng)成為一名營銷主管，為不同的受眾提供文化產(chǎn)品。總而言之，檔案工作者和他們的選民之間的關(guān)系變得更加相互依賴。檔案館試圖盡力提供高質(zhì)量的服務(wù)以滿足用戶的特定需求和期望;不僅要滿足信息需求，而且要保證公眾的支持。
在某種程度上，他們也開始試圖集中精力塑造用戶的需求。與此同時，公眾的知識和要求也越來越高。“以用戶為中心”的出現(xiàn)，與“以材料為中心”的做法不同，對檔案的處理在某種程度上是這種壓力的結(jié)果(伯利克，2006)。檔案管理員正在研究在處理收購、評估、安排和描述以及公共規(guī)劃等問題時，在很大程度上必須考慮檔案對決策的影響。上述所有因素都表明，人們重新認(rèn)識到檔案工作者對公眾的責(zé)任的重要性，并認(rèn)識到必須明確界定檔案工作者在這方面的義務(wù)和目標(biāo)。
在這種情況下，誕生了一個全面的公共規(guī)劃定義，即與公眾直接互動的活動，以確保參與和支持實(shí)現(xiàn)檔案館的使命和履行所必需的任務(wù)。在這方面，公共規(guī)劃有四個組成部分。通過樹立檔案形象、提高對檔案的認(rèn)識和鑒賞力、確保向使用者和公眾宣傳檔案的價(jià)值和潛在用途，以及允許使用檔案記錄，支持該機(jī)構(gòu)的活動。
檔案機(jī)構(gòu)中公益項(xiàng)目的性質(zhì)和范圍由該機(jī)構(gòu)的授權(quán)決定。最重要的是，檔案管理員有責(zé)任為贊助他們活動的人提供服務(wù)。然而，這項(xiàng)服務(wù)不應(yīng)該僅僅是被動的。無論是作為大組織還是小組織的成員，檔案館都可以促進(jìn)其發(fā)起人的活動，增加對這些組織所做工作的贊賞，從而幫助他們實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
公共檔案館在提供公益項(xiàng)目方面面臨著最大的挑戰(zhàn)。作為政府儲存庫，它們必須確保對政府選區(qū)的可視性和可訪問性，盡管對于像劍橋大學(xué)圖書館這樣的私人儲存庫來說，決定“檔案使用權(quán)取決于大學(xué)的成員資格，或者提供充分的學(xué)術(shù)需要和學(xué)術(shù)誠信的證據(jù)也可以獲得檔案使用權(quán)。”公共檔案在提供公共節(jié)目時不能有歧視性或選擇性。
相反，無論客戶是誰，公共機(jī)構(gòu)必須確保(實(shí)際上是鼓勵)平等使用設(shè)施和服務(wù)(伯利克，2006)。在與公眾接觸的過程中，檔案館進(jìn)入了一個競爭環(huán)境，必須采取相應(yīng)的行動。這可能意味著借鑒成熟的營銷技巧。很少有人了解檔案的其他功能和用途，包括法律、財(cái)政和行政價(jià)值。
三、學(xué)術(shù)檔案管理中的公益服務(wù)
學(xué)術(shù)檔案研究顯然涉及對文獻(xiàn)的冗長檢索和分析。然而，其他客戶團(tuán)體的研究形式更為直接，并由此導(dǎo)致不同的問題。雖然對某些特定記錄的及時和相對有限的請求作出響應(yīng)似乎要簡單得多，但對此類檔案使用的分析往往會困難得多，因?yàn)檠芯砍晒虍a(chǎn)品幾乎無法量化。我們也不能確定這些用戶的實(shí)際信息需求是否得到了滿足。
在這方面，DavidBearman1989年在18個美國檔案館對“用戶表示語言”的研究是一項(xiàng)新穎的用戶研究，因?yàn)樗苯雨P(guān)注檔案設(shè)置中提出的問題，而不是針對提出問題的個人(加茨曼等，2002)。這方面需要做更多的工作。作為引文分析的替代方法，流通統(tǒng)計(jì)與登記信息相結(jié)合也有助于我們確定檔案文件的具體用途，從而有助于制定有效的參考策略。對用戶更深入的了解將為所有公益項(xiàng)目活動提供信息，并可能成為獲取、評估、選擇、安排和描述檔案功能與公益項(xiàng)目之間新的、更具協(xié)同作用的關(guān)系的核心。
在當(dāng)前以服務(wù)為導(dǎo)向的社會背景下，信息獲取是一個基本問題，對檔案記錄使用的敏感性必須成為檔案機(jī)構(gòu)管理的一個關(guān)鍵要素。
四、結(jié)語
綜上所述，檔案機(jī)構(gòu)和檔案專業(yè)的未來在很大程度上取決于我們認(rèn)識到檔案在流動環(huán)境中運(yùn)作的程度，在流動環(huán)境中，資源分配者、捐助者、支持者和各種用戶群體發(fā)揮著越來越突出的作用。檔案的公益項(xiàng)目作為一個完整的檔案功能的持續(xù)發(fā)展是職業(yè)發(fā)展的一個重要組成部分。因此，必須面對幾個基本問題。
首先，檔案管理員必須建立對檔案及其工作的新認(rèn)識，認(rèn)識到檔案工作者并不在真空中運(yùn)作。其次，檔案教育課程必須為檔案工作者做好這一現(xiàn)實(shí)的準(zhǔn)備，并向他們提供技能和知識，使他們能夠在這種情況下工作。最后，我們必須與公眾建立聯(lián)系，鼓勵公眾更直接地了解檔案和檔案記錄。如果能夠以積極的公共規(guī)劃方法應(yīng)對流動環(huán)境的挑戰(zhàn)，將能夠更好地確保實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需要的來自公共的參與和支持。
【參考文獻(xiàn)】
[1]加茨曼,索格,奧德.口述歷史訪問數(shù)字檔案[C].第二數(shù)字圖書館聯(lián)合會議,ACM,2002.
檔案方向論文投稿期刊：《云南檔案》(月刊)創(chuàng)刊于1993年，由云南省檔案館主辦的學(xué)術(shù)性期刊。 本刊是云南省唯一的檔案專業(yè)綜合性雜志，國內(nèi)外公開發(fā)行。榮獲2009年獲云南省新聞出版局領(lǐng)導(dǎo)的“改革創(chuàng)新期刊獎”及“優(yōu)秀裝楨獎”，優(yōu)秀主編、優(yōu)秀編輯獎。
相關(guān)閱讀
