企業(yè)檔案是企業(yè)在黨政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技研發(fā)及項(xiàng)目投資、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)具有保存價(jià)值的各種形式和載體的原始記錄。 企業(yè)檔案衍生于企業(yè)活動(dòng)，而企業(yè)活動(dòng)的多樣性則決定了企業(yè)檔案工作的復(fù)雜性。
一、企業(yè)檔案工作存在的問(wèn)題
1.檔案工作得不到應(yīng)有的重視。 企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)于服務(wù)企業(yè)中心工作、維護(hù)企業(yè)和職工權(quán)益具有不可替代的依據(jù)和憑證作用。 然而受經(jīng)濟(jì)效益驅(qū)動(dòng)和檔案工作不常顯耀于人前的特點(diǎn)影響，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往將更多的注意力放在研發(fā)、生產(chǎn)、設(shè)備、采購(gòu)、銷售等關(guān)系企業(yè)命脈的關(guān)鍵部門，對(duì)于檔案部門基本是“用時(shí)方想起、不用拋腦后”。 檔案工作得不到足夠的重視，就會(huì)連帶影響檔案工作的開展和資金投入，沒(méi)有資金投入或資金投入很少就會(huì)出現(xiàn)檔案部門設(shè)備設(shè)施陳舊落后的狀態(tài)，進(jìn)而又影響到檔案人員工作的主動(dòng)性、積極性，如此形成惡性循環(huán)。
2.文件材料收集歸檔存在瓶頸。 企業(yè)文件材料形成范圍廣、內(nèi)容多樣，流轉(zhuǎn)于各職能部門和業(yè)務(wù)人員手中。 企業(yè)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員受自身對(duì)檔案工作認(rèn)知的影響，普遍存在“把重要資料留在個(gè)人手中保管更方便使用”的錯(cuò)誤觀念，從而造成大量賬外文件材料得不到妥善管理甚至輾轉(zhuǎn)散失; 盡管檔案部門規(guī)定的歸檔時(shí)限較長(zhǎng)，但各業(yè)務(wù)部門做歸檔工作時(shí)仍然無(wú)視各項(xiàng)要求，滿足于臨時(shí)突擊、匆忙應(yīng)付，歸檔不齊全、不完整等問(wèn)題屢屢出現(xiàn)。 某些部門僅在搬家或清理庫(kù)房時(shí)才能愉快地把多年積累的檔案材料當(dāng)作“累贅”一樣甩出歸檔，這種不時(shí)出現(xiàn)的跨年度歸檔情況亦使檔案部門的日常工作喜憂參半。
3.檔案部門難以融入企業(yè)活動(dòng)。 如果說(shuō)企業(yè)是一棵枝繁葉茂的大樹，那么各職能部門和生產(chǎn)單位就是大樹的主干和枝葉，而檔案部門就是攀援而上的藤蔓。 也就是說(shuō)，檔案工作與企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)盤根錯(cuò)節(jié)、息息相關(guān)，只有與企業(yè)活動(dòng)建立起順暢的交互機(jī)制才能更好地完成本身工作任務(wù)。 雖然檔案工作有“三納入、四同步、四參加”制度，但在實(shí)際執(zhí)行中受各種因素制約，往往成為一紙空文。 在企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)和產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中，檔案部門被排除在外，無(wú)法參與工程竣工驗(yàn)收和資產(chǎn)處置會(huì)議的情況并不少見(jiàn)。 長(zhǎng)此以往，出現(xiàn)“工程竣工結(jié)算了，檔案資料卻沒(méi)有歸檔齊全; 企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)了，檔案處置卻無(wú)人問(wèn)津”的現(xiàn)象就不足為奇了。
4.傳統(tǒng)檔案鑒定實(shí)施阻力重重。 企業(yè)檔案種類繁多，特別對(duì)于建檔時(shí)間長(zhǎng)、業(yè)務(wù)范圍廣的企業(yè)來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)載體檔案資料積累達(dá)到了龐大的數(shù)量，給存儲(chǔ)空間和管理成本帶來(lái)巨大壓力。 檔案保管到期鑒定是一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，也是緩解檔案管理存儲(chǔ)和成本壓力的一個(gè)有效途徑。 在企業(yè)中，傳統(tǒng)載體的技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案占比較大，但其鑒定工作開展起來(lái)困難重重。 技術(shù)、財(cái)務(wù)等專業(yè)部門普遍存在“怕?lián)?zé)任”的想法，對(duì)檔案部門提出的鑒定需求拒絕應(yīng)答。 即使完成鑒定的，也出現(xiàn)過(guò)多年“鑒而不銷”的現(xiàn)象。
5.檔案目標(biāo)管理缺乏有力管控。 檔案工作需要有完善可行的目標(biāo)管理考核制度跟進(jìn)才能扭轉(zhuǎn)檔案部門單打獨(dú)斗、收效甚微的工作推進(jìn)方式。 檔案目標(biāo)管理考核不僅要考核檔案部門，更要考核業(yè)務(wù)部門; 不僅要考核基層單位，更要考核公司總部。 檔案部門制定切實(shí)可行、操作性強(qiáng)的考核制度后，還需要借助“公司層面強(qiáng)力推進(jìn)、業(yè)務(wù)部門積極配合”的東風(fēng)，自上而下形成遵規(guī)守矩、閉環(huán)管理的規(guī)范運(yùn)作方式。 這樣，賬外文件材料收集的痛點(diǎn)、重點(diǎn)工程檔案歸檔的難點(diǎn)、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置的盲點(diǎn)才會(huì)得到改善，檔案工作才能打開局面，真正走上良性發(fā)展的康莊大道。
6.檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升。 企業(yè)中的檔案人員多為兼職，檔案專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)薄弱，檔案意識(shí)不強(qiáng)，能夠?qū)Ｏ滦膩?lái)做檔案工作、鉆研檔案業(yè)務(wù)的更是少之又少，加之企業(yè)人員崗位變動(dòng)頻繁，種種不利因素使檔案人員的業(yè)務(wù)精進(jìn)和經(jīng)驗(yàn)積累始終落不到實(shí)處，而拋開這些談檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提升無(wú)疑成了鏡花水月。
7.檔案信息化建設(shè)觀念需創(chuàng)新。 現(xiàn)階段，大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有了深刻認(rèn)識(shí)，檔案信息數(shù)字化、檔案管理現(xiàn)代化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)越來(lái)越明確，許多企業(yè)在檔案信息化建設(shè)上也投入了相當(dāng)?shù)馁Y金和精力。 但從整體上看，企業(yè)的電子檔案管理思路仍然偏重于把傳統(tǒng)載體檔案管理方法以電子化的形式呈現(xiàn)出來(lái)，實(shí)質(zhì)上仍是“披著電子檔案外衣”的傳統(tǒng)管理，并沒(méi)有引進(jìn)電子檔案應(yīng)“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”的新思維。
二、改進(jìn)措施
1.積累優(yōu)勢(shì)，提高領(lǐng)導(dǎo)及部門關(guān)注度。 “打鐵還需自身硬”，要獲得領(lǐng)導(dǎo)以及其他關(guān)鍵職能部門的重視，檔案部門首先要做好自己，在未獲得矚目的時(shí)候?qū)Ｗ⒂诎压ぷ髯龊茫褜I(yè)優(yōu)勢(shì)積累起來(lái)，確保關(guān)鍵時(shí)刻能夠拿得出、用得上。 例如，適時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)展示檔案開發(fā)利用、信息化建設(shè)成績(jī); 辦理檔案移交和利用服務(wù)時(shí)，把檔案管理原則和方法潛移默化地向?qū)Ψ綕B透; 平時(shí)在深入挖掘檔案價(jià)值、創(chuàng)新服務(wù)方式、提供主動(dòng)服務(wù)上多鉆研、多出成果; 抓住機(jī)會(huì)搞好檔案工作和檔案人物宣傳等，只要檔案部門同心協(xié)力，真正下功夫?yàn)闄n案工作做實(shí)事、謀出路，那么贏得關(guān)注和支持是遲早的事情。 有了各方面的關(guān)注和支持，就等于構(gòu)建了暢通而嚴(yán)密的工作網(wǎng)，優(yōu)化了檔案整體工作環(huán)境，那么檔案工作何來(lái)痛點(diǎn)、難點(diǎn)、盲點(diǎn)、斷點(diǎn)!
2.制度保障，細(xì)化檔案目標(biāo)管理考核。 爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)和各部門的關(guān)注和支持后，檔案部門還要拿出詳盡的“檔案目標(biāo)管理考核辦法”，把檔案工作的關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)納入考核事項(xiàng)，提出明確的工作目標(biāo)要求和清晰的考核罰則。 有了完善的制度保障，再利用領(lǐng)導(dǎo)和各部門支持的有利條件，把制度一以貫之地執(zhí)行下去。 長(zhǎng)此以往，檔案工作開展起來(lái)就有了“尚方寶劍”，再也不怕有令不行、有令亂行了。
3.多樣培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)推陳出新。 檔案人員是企業(yè)檔案工作的核心。 曾經(jīng)聽一位領(lǐng)導(dǎo)無(wú)限感慨地說(shuō)過(guò)“我們單位的檔案工作，得全公司先進(jìn)的時(shí)候是我主管，成全公司落后的時(shí)候也是我主管……”由此可見(jiàn)，檔案人員是檔案工作中最鮮活也是最關(guān)鍵的因素。 面對(duì)企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低的實(shí)際，一方面要注意加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo); 另一方面也要研究推出更直觀、更有效的培訓(xùn)指導(dǎo)方式，不能僅局限于編教材、普遍授課的常規(guī)方式。 如果能夠依托企業(yè)檔案工作實(shí)踐，把檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程和辦理須知形成簡(jiǎn)明手冊(cè)分發(fā)到檔案人員手中，既可以解決檔案人員工作上遇到困惑難題時(shí)的燃眉之急，又能起到梳理檔案工作流程，使之日益標(biāo)準(zhǔn)化、通用化的作用。
4.創(chuàng)新思維，電子檔案管理另辟蹊徑。 面對(duì)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)雖如火如荼，但電子檔案仍然局限于傳統(tǒng)管理方式的實(shí)際，企業(yè)檔案部門應(yīng)在認(rèn)真研究國(guó)家相關(guān)規(guī)章制度政策的基礎(chǔ)上廣開思路，以電子檔案“深化檢索、簡(jiǎn)化整理”為目標(biāo)，深入思考電子檔案管理與傳統(tǒng)載體檔案管理的異同，創(chuàng)造出符合企業(yè)業(yè)務(wù)管理實(shí)際的電子檔案管理方式，而不是在電子檔案管理系統(tǒng)中仍然糾結(jié)于檔案分類、頁(yè)數(shù)編寫等問(wèn)題，應(yīng)把注意力更多地放到大數(shù)據(jù)整合、業(yè)務(wù)鏈和資源聚類式檢索等新方法、新模式的探索中去。
檔案論文范例： 國(guó)家綜合檔案館專家型館員制度建設(shè)探析
有問(wèn)題就要面對(duì)和解決，方法總比問(wèn)題多。 企業(yè)檔案工作相對(duì)于政府、事業(yè)單位檔案工作有著更豐富生動(dòng)的實(shí)踐和更廣闊的發(fā)展空間。 “海闊憑魚躍、天高任鳥飛”，企業(yè)檔案工作者要以摸著石頭過(guò)河的勇氣，做干事創(chuàng)業(yè)的拓荒牛、敬業(yè)奉獻(xiàn)的老黃牛、為民服務(wù)的孺子牛，為促進(jìn)全國(guó)檔案事業(yè)可持續(xù)、快速發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
作者：趙 偉
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